Code des Assurances
ART Contenu
401
Plan comptable

Les entreprises d’assurance soumises au contrôle de l’Etat, qu’il s’agisse d’entreprises de droit national ou de succursales d’entreprises étrangères, doivent établir leur comptabilité dans la forme prévue par le présent Code.

Leur comptabilité doit notamment faire apparaître, par exercice et pour chacune des catégories indiquées à l’article 411, les éléments suivants de leurs affaires brutes de cessions et de leurs affaires cédées : primes, sinistres, commissions, provisions techniques.
402
Inventaire

L’inventaire qui doit être établi chaque année doit comprendre l’estimation détaillée de tous les éléments qui entrent dans la composition des postes de l’actif et du passif.
403
Exercice comptable

Sauf impossibilité reconnue par la Commission de contrôle des assurances, l’exercice comptable commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.

Exceptionnellement, le premier exercice comptable des entreprises qui commencent leurs opérations au cours d’une année civile peut être clôturé à l’expiration de l’année suivante.
404
Conservation des pièces comptables

Les entreprises doivent conserver pendant dix ans au moins leurs livres de comptabilité, les lettres qu’elles reçoivent, les copies des lettres qu’elles adressent, ainsi que toutes pièces justificatives de leurs opérations.
405
Etats annuels

Les entreprises doivent produire chaque année à la Commission de contrôle des assurances et au Ministre en charge des assurances dans l’Etat membre,

au plus tard le 1er août, le compte rendu détaillé annuel de leurs opérations.

Les entreprises doivent communiquer à la Commission de Contrôle des assurances et au Ministre en charge des assurances dans l’Etat membre, sur sa demande, tous renseignements et documents permettant d’apprécier la valeur des immeubles, prêts, titres ou créances quelconques figurant dans leur bilan à quelque titre que ce soit et sous quelque forme que ce soit, et tous autres renseignements sur leurs opérations que la Commission de contrôle des assurances et le Ministre en charge des assurances dans l’Etat membre estime nécessaire à l’exercice du contrôle.

La Commission de contrôle des assurances et le Ministre en charge des assurances dans l’Etat membre peuvent demander que le compte d’exploitation générale, le compte général de pertes et profits et le bilan leur soient communiqués avant d’être soumis à l’assemblée générale au plus tard à la date à laquelle ils doivent être tenus à la disposition des commissaires aux comptes.
406
Livres et documents comptables - Comptabilité : tenue

Les livres ou documents prévus au présent chapitre peuvent être établis par tous moyens ou procédés conférant par eux-mêmes un caractère d’authenticité aux écritures comptables et permettant le contrôle de la comptabilité.

La comptabilité est tenue en partie double.
407
Comptabilité : tenue

Les entreprises dont le système comptable fait appel à l’informatique doivent respecter les règles suivantes :

• l’organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités d’un contrôle éventuel ;

• le système de traitement doit établir, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données qui y sont entrées, sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes suppressions ou additions ultérieures ;

• l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En outre, chaque donnée doit s’appuyer sur une pièce justificative constituée par un document écrit ;

• lorsque les données sont prises en charge par un procédé qui, autrement, ne laisserait aucune trace, elles doivent être également constatées par un document écrit directement intelligible ;

• il doit être possible, à tout moment, de reconstituer à partir des données définies ci-dessus, les éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver les données entrées. Tout solde de compte doit pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède à partir d’un autre solde de ce même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant l’identification des données correspondantes ;

• l’exercice de tout contrôle doit comporter droit d’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements ;

• les procédures de traitement automatisé de comptabilités doivent être organisées de manière à permettre de contrôler si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière ont bien été respectées ;

• dans le cas où une liste est nécessaire pour justifier un montant porté en comptabilité (sinistres en suspens, provisions mathématiques, primes émises, etc.), chaque article de la liste doit comporter les références indispensables au contrôle et la totalisation doit en être faite page par page, cumulativement, et à la fin de chaque subdivision ;

• si l’entreprise souhaite ne pas éditer une telle liste, au moment de la passation de l’écriture comptable, elle devra enregistrer alors les données qui la composent sur un support informatique approprié tel qu’une bande magnétique.
408
Ecritures comptables - Justifications Les entreprises doivent être à même d’apporter la justification de toutes leurs écritures comptables, y compris celles qui sont relatives aux opérations à l’étranger.

A l’appui des opérations de l’inventaire annuel sont dressées les balances de tous les comptes et sous-comptes ; ces balances doivent permettre de contrôler les centralisations des écritures figurant au grand livre général.
409
Engagements en monnaie étrangère Dans le cas où l’entreprise possède un actif exprimé ou a des engagements libellés en monnaies étrangères, les comptes concernés sont tenus dans ces monnaies.

L’inventaire annuel, le bilan, le compte d’exploitation, le compte de pertes et profits et les autres documents publiés sont établis en francs CFA ; les monnaies étrangères sont converties en francs CFA d’après les cours des changes constatés et notifiés à cet effet par la Commission de contrôle des assurances.

Les plus-values nettes de change éventuellement dégagées sont portées selon le cas à un compte de « Réserve spéciale pour fluctuations de change » ou de « Réserve spéciale pour cautionnement à l’étranger ».
410
Comptabilité des valeurs

La comptabilité des valeurs est tenue par prix d’achat.

La moins-value pouvant résulter d’un écart entre la valeur d’achat et la valeur de réalisation fait l’objet d’une provision dans les écritures d’inventaire, sauf autorisation spéciale de la Commission de contrôle des Assurances.

Les cessions de titres en portefeuille sont réputées porter par priorité sur les titres de même nature acquis ou souscrits à la date la plus ancienne.

Les plus ou moins-values résultant des cessions en cause sont déterminées en fonction de la valeur d’origine pour laquelle les titres figuraient au bilan.
411
Risques - Ventilation par catégorie

Les risques doivent être ventilés entre les catégories suivantes :

• accidents corporels et maladie (dont accidents du travail) ;

• véhicules terrestres à moteur : responsabilité civile ;

• véhicules terrestres à moteur : autres risques ;

• incendie et autres dommages aux biens ;

• responsabilité civile générale ;

• transports aériens ;

• transports maritimes ;

• autres transports ;

• autres risques directs dommages ;

• acceptations dommages ;

• assurance sur la vie humaine : grande branche ;

• assurance sur la vie humaine : collectives ;

• assurance sur la vie humaine : complémentaires ;

• assurance sur la vie humaine : autres risques ;

• capitalisation ;

• acceptations vie.
411
Risques des véhicules terrestres à moteur : ventilation (Ajouté par Décision du Conseil des Ministres du 20 avril 1995)

Les risques des véhicules terrestres à moteur sont ventilés entre les catégories suivantes :

• véhicules de tourisme ;

• véhicules de transport privé ;

• véhicules de transport public de marchandises ;

• véhicules de transport public de voyageurs ;

• véhicules à deux roues ;

• autres véhicules (véhicules spéciaux, engins de chantiers, etc.).
412
Livres

Les entreprises doivent tenir notamment les registres, livres ou fichiers ci après :

a) un livre-journal général, relié, sur lequel sont reportées les récapitulations périodiques des différentes opérations. Le livre-journal est tenu par ordre de dates, sans blanc, lacune, ni transport en marge ;

b) un grand-livre général dans lequel sont tenus :

• tous les comptes principaux conformément au chapitre 3 du présent titre ;

• les autres comptes nécessaires à l’établissement du bilan, du compte d’exploitation et du compte de pertes et profits.

La tenue au grand-livre de tous les comptes divisionnaires ou sous-comptes dérivés d’un même compte de rang supérieur dispense d’y ouvrir ce dernier.

La tenue des comptes divisionnaires et celle des sous-comptes nécessaires à l’établissement des états prévus à l’article 422 est également obligatoire, sous une forme laissée au libre choix des entreprises.

Les entreprises désireuses de pousser leurs écritures au-delà de ces comptes obligatoires doivent utiliser les sous-comptes définis au chapitre 3 du présent titre, avec leur numéro et intitulé ;

c) un livre des balances trimestrielles de vérification donnant au dernier jour de chaque trimestre civil la récapitulation des soldes de tous les comptes ouverts au grand-livre général ; chaque balance doit être arrêtée dans les trois mois suivant ce jour ;

d) un livre relié des inventaires annuels, sur lequel sont transcrits des résultats de ceux-ci ;

e) un dossier des opérations d’inventaire réunissant les documents justificatifs des chiffres d’inventaire, du bilan, du compte d’exploitation et du compte de pertes et profits, ou les références permettant de retrouver immédiatement ces documents ;

f) un ou plusieurs livres de caisse donnant le solde en caisse journalier, le dépouillement et la classification des entrées et des sorties ;

g) des livres de banques et de chèques postaux tenus comme les livres de caisse ;

h) des relevés journaliers du montant des avoirs de trésorerie : caisse, banques et chèques postaux.

Le livre de caisse, les livres de banques et de chèques postaux donnent les totaux par mois et la récapitulation depuis le début de l’exercice. Ils peuvent être tenus en un seul document.

Les données des registres auxiliaires ou des documents en tenant lieu doivent être récapitulées périodiquement et au moins une fois par mois.
413
Titres, immeubles, prêts
Les titres mobiliers, immeubles et prêts font l’objet d’un inventaire permanent qui repose sur la tenue de relevés individuels et de registres des mouvements.

a) les relevés individuels sont établis, dans l’ordre prévu au plan comptable, sur un registre ou sur des fiches ; à chaque intitulé de valeurs est réservé un feuillet ou une fiche.

Les indications à y porter sont :

• pour les valeurs mobilières : la désignation du titre, les dates d’entrée ou de sortie, le nombre des titres achetés, vendus ou remboursés, les soldes en nombre, les prix d’achat nets des frais d’acquisition, les prix de vente ou de remboursement, les prix de sortie, les soldes de valeur ainsi que la date de livraison des titres et celle du règlement financier. Les numéros des titres peuvent être reproduits, soit sur le relevé, soit sur un inventaire séparé. Les inscriptions doivent être faites le lendemain au plus tard de la réception de l’avis d’achat ou de vente délivré par l’intermédiaire ou de l’accord de la contrepartie, et, pour les remboursements sur annuités ou sur titres, au plus tard le lendemain de l’encaissement ;

• pour les immeubles : la date des opérations ; à l’entrée, les sommes effectivement versées ventilées s’il y a lieu en paiements en principal et frais d’acquisition ; à chaque inventaire, les amortissements correspondants ; à la vente, le prix de vente et les sommes effectivement encaissées. Le feuillet ou la fiche est créée dès la signature de l’acte d’achat ou de promesse d’achat ou dès le prononcé de l’adjudication. Les promesses de vente sont mentionnées dès la naissance des engagements ;

• pour les prêts : la désignation du placement, la date et le prix d’entrée, le taux d’intérêt, la date de paiement des intérêts, la date du remboursement total ou les échéances des remboursements partiels ainsi que, pour les prêts hypothécaires, la valeur du gage au jour de la conclusion du prêt. Le montant des remboursements est inscrit au plus tard le lendemain de leur encaissement. En cas de retard de plus de trois mois dans les paiements stipulés, mention en est portée sur le feuillet ou la fiche ;

• pour les valeurs remises par les réassureurs ou par d’autres personnes physiques ou morales : en plus des indications analogues, le nom du déposant ;

• pour les valeurs qui ne sont pas au siège social de l’entreprise : le lieu de dépôt.

Les placements affectés par l’entreprise à la représentation des provisions mathématiques de rentes constituées en accidents du travail font l’objet d’une mention spéciale.

b) Les mouvements sont transcrits sur un ou plusieurs registres ; il est tenu un relevé distinct par catégorie de valeurs immobilisées ou de comptes

financiers faisant l’objet d’un compte principal du plan comptable. Ces transcriptions sont passées sans délai ; toutefois, celles afférentes aux placements autres que les valeurs mobilières peuvent n’être portées qu’à la fin de chaque mois. Pour chaque opération sont mentionnés la date, le nombre et la désignation des valeurs, et le montant, soit de l’entrée, soit de la sortie ; le solde des valeurs doit pouvoir être déterminé à toute époque et doit être effectivement tiré au moins une fois par mois. Les achats et les ventes d’immeubles sont portés dès l’existence des engagements ; les promesses d’achats ou de ventes, les achats et ventes subordonnés à une condition non encore réalisée sont mentionnés pour mémoire.

En outre, un registre relié, tenu par ordre de dates, reçoit mensuellement le report des soldes des divers comptes et celui des écritures d’ordre, les promesses d’achat ou de vente étant réinscrites chaque mois jusqu’à extinction des engagements ; les reports sont visés, pour certification, mensuellement par le directeur et au moins trimestriellement par le président du Conseil d’administration ou par le président du directoire ou le directeur général unique.

c) Les entreprises qui tiennent un registre des « entrées de valeurs » et un registre des « sorties de valeurs » permettant de tenir constamment à jour un compte « Placements en cours de règlement » ne sont pas astreintes à porter les placements non encore réglés sur les fiches ni dans les comptes prévus aux a) et b) ci-dessus. Le solde du compte « Placements en cours de règlement » est inscrit mensuellement sur le registre des mouvements.
414
Enregistrement des contrats

Les entreprises doivent, soit délivrer les polices sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs étant rattachés à la police d’origine, soit affecter aux assurés ou sociétaires des numéros continus répondant aux mêmes exigences.

Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d’un accès facile et comporter au moins les éléments suivants :

• soit numéro de la police ou de l’avenant, soit numéro de l’assuré ou du sociétaire avec toutes les polices ou avenants le concernant ;

• date de souscription, durée du contrat ;

• nom du souscripteur, de l’assuré ;

• éventuellement nom ou code de l’intermédiaire ;

• date et heure de la prise d’effet stipulée au contrat ;

• date et motif de la sortie éventuelle ;

• monnaie dans laquelle le contrat est libellé ;

• catégories et sous-catégories d’assurance ;

• montant des limites de garantie, du capital ou de la rente assurée.
415
Enregistrement des sinistres

Sauf pour les opérations d’assurance maladie et marchandises transportées, les événements, les sinistres faisant jouer ou susceptibles de faire jouer au moins une des garanties prévues au contrat, ou les sorties sont enregistrés dès qu’ils sont connus sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries. Cet enregistrement est effectué par exercice de survenance ou, en transports, par exercice de souscription. Il comporte les renseignements suivants : date et numéro de l’enregistrement, numéro de police, nom de l’assuré, date de l’événement. Il doit en être établi au moins une fois par mois une liste à lecture directe.

Par ailleurs, les informations suivantes doivent être portées sur un document pouvant être facilement consulté : numéro de l’enregistrement, numéro de la police et désignation du bureau décentralisé, de l’agence, du courtier ou du courtier-juré dont dépend la police, nom de l’assuré, date de survenance de l’événement, catégories ou sous-catégories de la garantie ou des garanties mises en jeu, nature de l’événement ou du sinistre ou motif de la sortie, désignation des victimes, bénéficiaires ou adversaires, monnaie dans laquelle est libellé le contrat, première estimation et, sauf dans le cas où la société est réglementairement dispensée de la méthode dossier par dossier, évaluations successives des sommes à payer, mention des réclamations en justice, date et montant des paiements effectués (les sommes payées étant ventilées en principal et en frais accessoires), date et montant des recours et sauvetages perçus, évaluations successives des sommes à recouvrer.
416
Enregistrement des sinistres (suite) Dans toutes les catégories de risques définies à l’article 411 les sinistres survenus dans l’exercice inventorié sont portés sur une liste à lecture directe indiquant, outre le numéro de sinistre prévu à l’article 415, les sommes payées au cours de l’exercice et l’évaluation des sommes restant à payer.

Les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n’étaient pas réglés à la fin de l’exercice précédent font l’objet de listes analogues comportant, en outre, les évaluations à la fin de l’exercice précédent.

Les recours ou sauvetages donnent lieu à un traitement parallèle.
417
Enregistrement des opérations de réassurance

Les traités de réassurance, acceptations, d’une part, cessions et rétrocessions, d’autre part, sont enregistrés par ordre chronologique avec les indications suivantes :

• numéro d’ordre du traité ;

• date de signature ;

• date d’effet ;

• durée ;

• nom du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire ;

• nature des risques objets du traité ;

• date à laquelle l’effet prend fin ;

• nature du traité.

Les registres peuvent être tenus à feuillets mobiles.
418
Coassurance, comptabilisation

Les opérations de coassurance effectuées par une entreprise, directement ou par l’intermédiaire d’un groupement ou d’une association d’entreprises, doivent, pour la quote-part souscrite, être comptabilisées comme des opérations d’assurance directe et sont soumises à toutes les règles applicables à ces dernières.
419
Co-réassurance, comptabilisation (décision du conseil des Ministres du 22 avril 1999) Toute entreprise qui participe, à l’intérieur d’organismes communs, à des opérations de compensation, de répartition ou de co-réassurance doit comptabiliser en assurances directes l’intégralité des affaires souscrites directement par elle.

Elle doit ensuite comptabiliser la part non conservée par elle sur ses propres souscriptions comme cession d’affaires directes, et enregistrer la part qui lui revient dans les affaires apportées à l’association par les autres entreprises adhérentes comme acceptations. Toutefois, elle peut, avec l’accord de la Commission de Contrôle des Assurances, utiliser toute autre méthode évitant la duplication des primes.

Les entreprises participant à l’organisme commun doivent être en mesure de justifier les résultats du groupement ou de l’association.

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